دورة الشراء الصحيحة: من طلب الشراء حتى المطابقة الثلاثية

الشراء من أكثر الأنشطة التي تتسرب منها الأموال دون أن يلاحظ أحد: صنف يُشترى مرتين، أو سعر لم يُقارن، أو فاتورة تُدفع بكمية لم تُستلم. والحل دورة واضحة يعرف فيها كل شخص دوره، دون تعقيد الإجراءات.

مراحل الدورة

1. طلب الأصناف: يرفعه القسم المحتاج بالكمية والموعد المطلوب.
2. مراجعة الرصيد: يتأكد المخزن أن الصنف غير متوفر، أو أن رصيده لا يكفي.
3. طلب الشراء: يُعتمد من المسؤول عن الميزانية.
4. عروض الأسعار: تُطلب من أكثر من مورد عند تجاوز قيمة محددة.
5. أمر الشراء: يُصدر للمورد المختار بالسعر والكمية وشروط التوريد والسداد.
6. الاستلام: يسجل المخزن الكمية المستلمة فعليًا وحالتها في إذن إضافة.
7. الفاتورة والسداد: تُراجع الفاتورة قبل اعتمادها للصرف.

فصل المهام

القاعدة الذهبية في الشراء: من يطلب لا يعتمد، ومن يعتمد لا يستلم، ومن يستلم لا يدفع. والهدف من هذا الفصل أن الخطأ أو التلاعب يحتاج إلى أكثر من شخص كي يمر، فيصبح اكتشافه أسهل كثيرًا.

المطابقة الثلاثية

قبل اعتماد أي فاتورة مورد للسداد، تُطابق ثلاثة مستندات معًا: أمر الشراء (ماذا طلبنا وبأي سعر)، وإذن الإضافة (ماذا استلمنا فعليًا)، وفاتورة المورد (ماذا يطالبنا به). إذا اتفقت المستندات الثلاثة في الصنف والكمية والسعر، تُعتمد الفاتورة. وإذا اختلفت، تُعلَّق حتى يُعرف السبب.

• كمية الفاتورة أكبر من المستلم: يُدفع المستلم فقط أو يُنتظر استكمال التوريد.
• سعر الفاتورة أعلى من أمر الشراء: يُراجع مع المورد قبل الصرف.
• صنف في الفاتورة غير موجود في أمر الشراء: لا يُعتمد دون أمر شراء مكمّل.

مؤشرات تستحق المتابعة

• متوسط المدة من طلب الأصناف حتى الاستلام.
• نسبة المشتريات التي تمت دون أمر شراء مسبق.
• عدد الفواتير المعلقة بسبب عدم المطابقة، وأسبابها المتكررة.
• التزام كل مورد بالمواعيد والكميات.