الائتمان وأعمار الديون: كيف تقلل الديون المتأخرة على عملائك

كثير من الشركات تحقق مبيعات جيدة على الورق، ثم تكتشف أن جزءًا كبيرًا منها لم يُحصَّل بعد. والسبب في الغالب غياب سياسة ائتمان واضحة ومتابعة منتظمة للمستحقات، أما البيع الآجل نفسه فأداة مفيدة للنمو.

حد الائتمان ومدة السداد

حد الائتمان هو أقصى رصيد مسموح أن يصل إليه العميل، ومدة السداد هي عدد الأيام المتفق عليها لسداد الفاتورة. يُحدَّد الاثنان لكل عميل بحسب تاريخه في السداد وحجم تعامله، ويُراجعان دوريًا. والعميل الذي يتجاوز حده يُوقَف البيع له آجلًا حتى يسدد، أو يُطلب اعتماد استثنائي من مسؤول محدد.

تقرير أعمار الديون

يقسّم هذا التقرير رصيد كل عميل بحسب عمر الفواتير غير المسددة، عادة في شرائح: حتى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا. وقراءته بسيطة: كلما زاد الرصيد في الشرائح المتأخرة، زاد احتمال عدم التحصيل.

• رصيد كبير في الشريحة الأولى: طبيعي إذا كانت المبيعات الآجلة كبيرة.
• رصيد يتراكم في شريحة 61 إلى 90 يومًا: إشارة تستدعي اتصالًا مباشرًا بالعميل.
• رصيد في شريحة أكثر من 90 يومًا: يحتاج إلى خطة تحصيل، وقد يستدعي تكوين مخصص للديون المشكوك فيها.

خطوات عملية لمتابعة التحصيل

1. أرسل كشف حساب شهريًا لكل عميل، ليطابق العميل رصيده أولًا بأول.
2. ذكّر العميل قبل موعد الاستحقاق بأيام، لا بعده.
3. اجعل مسؤولية التحصيل محددة بالاسم لكل عميل أو منطقة.
4. اربط جزءًا من حافز المندوب بالتحصيل إلى جانب المبيعات.
5. راجع تقرير أعمار الديون أسبوعيًا مع الإدارة.

مؤشر واحد يلخص الصورة

متوسط فترة التحصيل = (متوسط رصيد العملاء ÷ المبيعات الآجلة) × عدد أيام الفترة. إذا كانت مدة السداد المتفق عليها 30 يومًا ومتوسط فترة التحصيل الفعلي 55 يومًا، فالعملاء يتأخرون في المتوسط 25 يومًا عن المدة المتفق عليها، وهذه سيولة محبوسة لدى العملاء، وهو الرقم الذي يستحق المتابعة.