دليل الحسابات: كيف تبني شجرة حسابات تخدم قراراتك

دليل الحسابات، أو شجرة الحسابات، هو القائمة المنظمة لكل الحسابات التي تُسجَّل عليها حركات الشركة. وكل تقرير مالي تقرؤه لاحقًا، من ميزان المراجعة إلى قائمة الدخل، هو في النهاية تجميع لأرصدة هذه الحسابات. لذلك فإن تصميم الشجرة قرار إداري قبل أن يكون قرارًا محاسبيًا.

المستويات الرئيسية للشجرة

تبدأ الشجرة عادة بخمس مجموعات رئيسية، ثم تتفرع كل مجموعة إلى مستويات أدق حتى نصل إلى الحساب الذي تُسجَّل عليه القيود فعليًا:

• الأصول: النقدية والبنوك والعملاء والمخزون والأصول الثابتة.
• الخصوم: الموردون والقروض والمستحقات.
• حقوق الملكية: رأس المال والاحتياطيات والأرباح المرحّلة.
• الإيرادات: المبيعات وإيرادات الخدمات والإيرادات الأخرى.
• المصروفات: تكلفة المبيعات والمصروفات الإدارية والتسويقية والتمويلية.

كيف تختار عدد المستويات؟

القاعدة العملية: أضف مستوى عندما تحتاج إلى تقرير على هذا المستوى. إذا كانت الإدارة تريد معرفة مصروفات كل فرع على حدة، فإما أن تضيف مستوى للفروع داخل المصروفات، أو أن تستخدم مراكز التكلفة. أما المستويات التي لا يُطلب عليها تقرير فتزيد الشجرة تعقيدًا دون فائدة.

الحسابات أم مراكز التكلفة؟

من الأخطاء الشائعة تكرار الحساب نفسه لكل فرع أو مشروع: «كهرباء فرع القاهرة» و«كهرباء فرع الإسكندرية». الأفضل أن يبقى حساب «الكهرباء» واحدًا، وأن يُوجَّه كل قيد إلى مركز التكلفة الخاص بالفرع أو المشروع. بهذا تحصل على إجمالي الكهرباء للشركة من الحساب، وعلى توزيعها من مراكز التكلفة، دون أن تتضاعف الشجرة مع كل فرع جديد.

نظام الترقيم

اجعل الترقيم يعكس الموقع في الشجرة، مثل 1 للأصول، و11 للأصول المتداولة، و1101 للنقدية. واترك فجوات بين الأرقام لتضيف حسابات مستقبلًا دون إعادة ترقيم. والترقيم الثابت يسهّل البحث والقراءة ويقلل أخطاء الإدخال.

أخطاء يجب تجنبها

• حساب «متنوعة» كبير تتجمع فيه مبالغ لا يعرف أحد أصلها.
• تسمية الحسابات بأسماء أشخاص بدل طبيعة الحركة.
• تغيير الشجرة في منتصف السنة المالية دون نقل الأرصدة بقيود واضحة.
• شجرة منسوخة من شركة أخرى لا تشبه نشاطك.

الشجرة الجيدة قصيرة بقدر الإمكان، وتفصيلية حيث تحتاج الإدارة إلى التفصيل فقط. راجعها مع الإدارة قبل بداية السنة، واسأل: ما التقارير التي نحتاجها، وهل تستطيع الشجرة الحالية إنتاجها مباشرة؟